Ψηφιακή κάρτα εργασίας: Η απόφαση για την εφαρμογή της, ποια στοιχεία πρέπει να υποβάλλουν οι επιχειρήσεις
Ξεκινούν από σήμερα οι διαδικασίες για την εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας από 1η Ιουλίου.
Σύμφωνα με την απόφαση του υπουργείου Εργασίας που δημοσιεύθηκε στο ΦΕΚ η πρώτη φάση εφαρμογής της ψηφιακής κάρτας εργασίας αφορά στις τράπεζες και τα σούπερ μάρκετ που απασχολούν πάνω από 250 εργαζόμενους.
Οι συγκεκριμένες επιχειρήσεις θα πρέπει στο διάστημα 1 – 30 Ιουνίου να ολοκληρώσουν την απογραφή την εργαζόμενων τους στο ΕΡΓΑΝΗ II και να καταγράψουν τα στοιχεία εργασιακής σχέσης και ωραρίου απασχόλησης των εργαζομένων τους (ώρες εργασίας ανά εβδομάδα, 5θήμερη ή 6ήμερη εργασία, σταθερό ή μεταβαλλόμενο ωράριο κλπ.) Στους ίδιους κλάδους θα εφαρμοστεί από 1ης Ιουλίου η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας. Η απογραφή των εργαζόμενων (στοιχείων εργασιακής σχέσης και ωραρίου απασχόλησης) για τους λοιπούς κλάδους της οικονομίας θα γίνει στο διάστημα από 1.10.2022 έως 30.11.2022.
Υποχρέωση Καταχώρησης Ψηφιακών Στοιχείων σχετιζόμενων με το ωράριο απασχόλησης στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
Όλες οι επιχειρήσεις – εργοδότες της χώρας υποχρεούνται να διαθέτουν και να λειτουργούν ηλεκτρονικό σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, άμεσα συνδεδεμένο και διαλειτουργικό, σε πραγματικό χρόνο, με το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Η μέτρηση του χρόνου εργασίας πραγματοποιείται με τη χρήση ψηφιακής κάρτας εργασίας.
Κατά την πρώτη φάση εφαρμογής του συστήματος της ψηφιακής κάρτας εργασίας, η οποία άρχεται την 1η Ιουλίου 2022, εντάσσονται υποχρεωτικά στο εν λόγω σύστημα, μόνον οι επιχειρήσεις που ανήκουν στον κλάδο των σούπερ μάρκετ και απασχολούν συνολικά περισσότερους από 250 εργαζόμενους, καθώς και το σύνολο των τραπεζών της χώρας. Οι εν λόγω επιχειρήσεις-εργοδότες υποχρεούνται, από την ως άνω ημερομηνία (1.7.2022) να διαθέτουν και να ενεργοποιούν αντιστοίχως, σύστημα ψηφιακής κάρτας εργασίας για το σύνολο των εργαζομένων τους με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, που απασχολούνται με φυσική παρουσία στο χώρο παροχής εργασίας της επιχείρησης, περιλαμβανομένων και των εργαζομένων που απασχολούνται στις ανωτέρω επιχειρήσεις μέσω δανεισμού.
Οι επιχειρήσεις-εργοδότες οφείλουν να προβούν στην απογραφική διαδικασία της ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ , για το σύνολο των εργαζομένων τους με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, οι οποίοι απασχολούνται στην επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένου του δανειζόμενου προσωπικού. Η απογραφική διαδικασία της ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας για τις εν λόγω επιχειρήσεις – εργοδότες άρχεται την 1η Ιουνίου 2022 και πρέπει να έχει ολοκληρωθεί έως και την 30η Ιουνίου 2022.
Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης
Η “Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης” περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία που αφορούν την οργάνωση του χρόνου εργασίας: Συμβατικές εβδομαδιαίες ώρες πλήρους απασχόλησης, Σύστημα Απασχόλησης (5ήμερη/6ήμερη), Στοιχεία Διαλείμματος, καθώς και Δυνατότητα Ευέλικτης Προσέλευσης.
Οι εργοδότες-επιχειρήσεις δηλώνουν ανά εργαζόμενο:
i) Βασικά στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα
ii) Ημ/νία Αναφοράς Δήλωσης/Μεταβολής
iii) Στοιχεία Εργαζομένου (Ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ)
iv) Στοιχεία που αφορούν:
- Συμβατικό εβδομαδιαίο ωράριο Πλήρους, Μειωμένης ή Εκ Περιτροπής Απασχόληση με προσδιορισμό της προέλευσής του (συμπληρώνεται ο εβδομαδιαίος χρόνος πλήρους απασχόλησης που καθορίζεται βάσει ΣΣΕ/ Διαιτητικής Απόφασης κ.λπ.)
- Εβδομαδιαία απασχόληση (π.χ. 5ήμερη/6ήμερη)
- Διάλειμμα (διάρκεια του και εάν είναι εντός / εκτός ωραρίου)
- Ευέλικτη Προσέλευση.
Τα στοιχεία συμπληρώνονται ως εξής:
i) από εργοδότες-επιχειρήσεις που ανήκουν στον κλάδο των τραπεζών και των σούπερ μάρκετ, όπως καθορίζονται στο Μέρος Α’ της παρούσας:
α) Κατά την πρώτη εφαρμογή απογραφικά, προκειμένου το σύνολο του προσωπικού τους να είναι απογεγραμμένο κατά την 30/6/2022. Η απογραφική διαδικασία μπορεί να γίνει και σταδιακά από 1/6/2022 έως και το αργότερο 30/6/2022.
β) Σε κάθε νέα πρόσληψη διενεργούμενη από 1/6/2022 και εντεύθεν τα εν λόγω στοιχεία συμπληρώνονται στο έντυπο Ε3 στο οποίο επιπλέον προστίθεται και πεδίο ώρας αποχώρησης κατά την 1η μέρα πρόσληψης έτσι ώστε να διαμορφώνεται ωράριο για την 1η μέρα.
γ) Σε περιπτώσεις μεταβολών στοιχείων δήλωσης. Τα στοιχεία υποβάλλονται πριν την εφαρμογή της μεταβολής και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.
ii) από τους λοιπούς εργοδότες-επιχειρήσεις:
α) Σε κάθε νέα πρόσληψη διενεργούμενη από 1/6/2022 και εντεύθεν τα εν λόγω στοιχεία συμπληρώνονται στο έντυπο Ε3 στο οποίο επιπλέον προστίθεται και πεδίο ώρας αποχώρησης κατά την 1η μέρα πρόσληψης έτσι ώστε να διαμορφώνεται ωράριο για την 1η μέρα.
β) Κατά την πρώτη εφαρμογή απογραφικά, προκειμένου το σύνολο του προσωπικού τους να είναι απογεγραμμένο κατά την 30/11/2022. Η απογραφική διαδικασία μπορεί να γίνει και σταδιακά από 1/10/2022 έως και το αργότερο 30/11/2022.
γ) Σε περιπτώσεις μεταβολών στοιχείων δήλωσης. Τα στοιχεία υποβάλλονται πριν την εφαρμογή της μεταβολής και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.
Από την ένταξη εργαζομένου στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας βάσει της δηλωθείσας στο σχετικό πεδίο ημερομηνίας εφαρμογής της:
i) δημιουργείται υποχρέωση αυθημερόν υποβολής δήλωσης “Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας” όπως περιγράφεται κατωτέρω και
ii) δεν θα χρησιμοποιείται πλέον η διαδικασία υποβολής Ε4 – Συμπληρωματικός Ωραρίου ούτε θα επιτρέπεται να συμπληρωθεί ωράριο για τον εργαζόμενο με άλλον Πίνακα Προσωπικού Ε4.
Δήλωση Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας
Η “Οργάνωση Χρόνου Εργασίας” αφορά στις ακόλουθες δηλώσεις από εργοδότες-επιχειρήσεις που απασχολούν εργαζομένους μισθωτής εξαρτημένης εργασίας:
i) Στοιχείων για εργαζομένους με Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο Απασχόλησης,
ii) Στοιχείων για εργαζομένους με Μεταβαλλόμενο/ Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης,
iii) Στοιχείων Αδειών εργαζομένων (δηλώνονται απογραφικά εντός του πρώτου δεκαημέρου του μήνα που ακολουθεί το μήνα χορήγησής τους).
Τα στοιχεία των περιπτώσεων i) και ii) της προηγούμενης παραγράφου υποβάλλονται σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους που αφορούν, ως εξής:
i) από εργοδότες-επιχειρήσεις που ανήκουν στον κλάδο των τραπεζών και των σούπερ μάρκετ, όπως καθορίζονται στο Μέρος Α’ της παρούσας:
α) Κατά την πρώτη εφαρμογή (από 1/6/2022 έως 30/6/2022) απογραφικά και αυθημερόν για το σύνολο των εργαζομένων τους που δηλώθηκαν ως εντασσόμενοι στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας, οπότε και τυχόν αλλαγή του προγράμματος εργασίας για τους εργαζόμενους αυτούς παύει να δηλώνεται εφεξής με Ε4 Συμπληρωματικό Ωραρίου.
β) Σε κάθε νέα πρόσληψη διενεργούμενη από 1/6/2022 και εντεύθεν για τους εντασσόμενους στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας εργαζομένους. Στην περίπτωση αυτή, τυχόν αλλαγή του προγράμματος εργασίας για τους νέους εργαζομένους παύει να δηλώνεται εφεξής με Ε4 Συμπληρωματικό Ωραρίου.
γ) Σε περιπτώσεις μεταβολών της Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας. Τα στοιχεία υποβάλλονται πριν την μεταβολή και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.
Διατηρείται σε κάθε περίπτωση η υποχρέωση υποβολής Ε8 για την αναγγελία της Νόμιμης Υπερωριακής Απασχόλησης.
ii) από τους λοιπούς εργοδότες-επιχειρήσεις:
α) Κατά την πρώτη εφαρμογή (από 1/10/2022 έως 30/11/2022) απογραφικά και αυθημερόν για το σύνολο των εργαζομένων τους που δηλώθηκαν ως εντασσόμενοι στην ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας, οπότε και τυχόν αλλαγή του προγράμματος εργασίας για τους εργαζόμενους αυτούς παύει να δηλώνεται εφεξής με Ε4 συμπληρωματικό Ωραρίου.
β) Σε κάθε νέα πρόσληψη διενεργούμενη από 1/10/2022 και εντεύθεν οπότε και τυχόν αλλαγή του προγράμματος εργασίας για τον εργαζόμενο αυτόν παύει να δηλώνεται εφεξής με Ε4 συμπληρωματικό Ωραρίου.
γ) Σε περιπτώσεις μεταβολών της Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας. Τα στοιχεία υποβάλλονται πριν την μεταβολή και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.
Διατηρείται σε κάθε περίπτωση η υποχρέωση υποβολής Ε8 για την αναγγελία της Νόμιμης Υπερωριακής Απασχόλησης.
Η υποχρέωση υποβολής Ε4 Συμπληρωματικός Ωραρίου εξακολουθεί να ισχύει μέχρι την ένταξη του εργαζομένου στην “Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας” βάσει της δηλωθείσας στο σχετικό πεδίο ημερομηνίας εφαρμογής της.
Ο εργοδότης δηλώνει ανά εργαζόμενο:
α. Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο Απασχόλησης
Για τους εργαζόμενους με Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο Απασχόλησης υποβάλλονται στοιχεία που θα περιέχουν για όλες τις ημέρες της εβδομάδας τα εξής:
i) Βασικά στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα
ii) Ημερομηνίες Εφαρμογής Ωραρίου [Από – Έως (Προαιρετικό)]. Σε περίπτωση μη συμπλήρωσης του πεδίου “’Έως”, το δηλωθέν ωράριο ισχύει στο διηνεκές.
iii) Στοιχεία εργαζομένου/ων
- Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
- Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας, όπως περιγράφεται στη σχετική ενότητα της παρούσας απόφασης
β. Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης
Η δήλωση υποβάλλεται για εργαζόμενους με μεταβαλλόμενο/τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης, καθώς και για όλους τους εργαζόμενους σε περίπτωση αλλαγής της οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας τους. Η ανωτέρω δήλωση υποβάλλεται πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους.
Για τους εργαζόμενους με Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης υποβάλλονται στοιχεία που θα περιέχουν για όλες τις ημερομηνίες αναφοράς τα εξής:
i) Βασικά στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα
ii) Στοιχεία εργαζομένου/ων
- Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
- Ημερομηνία εφαρμογής (Από- Έως)
- Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας, όπως περιγράφεται στη σχετική ενότητα της παρούσας απόφασης
γ. Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας